اگر در میان مدارک شما سند رسمی هست، سرتان را بالا بگیرید، سینه را ستبر کنید و با خیال راحت وارد دادگاه شوید. وقتی ادعاهای شما مستند به سند رسمی است، خیالتان راحت باشد چون دیر یا زود حق به حق‌دار خواهد رسید.

  با سند رسمی آشنا شوید

شاید بتوان گفت پس از آشنایی انسان با خط و استفاده از آن در رفع نیازهای اجتماعی و اقتصادی‌اش، نوشته به عنوان یکی از دلایل اثبات ادعا یا دفاع در مقابل ادعای مطرح نقش مهمی را دادرسی‌های مدنی (حقوقی) ایفا می‌کند.

از نظر حقوقی، سند، نوشته‌ای است که در مقام دعوا قابل استناد باشد و به زبان ساده‌تر، سند، نوشته‌ای است که هم شخص خواهان و هم شخص خوانده برای اثبات ادعای خود در محکمه استفاده می‌کنند.سند به دو قسم تقسیم می‌شود:1- سند رسمی 2- سند عادی. مقصود از سند رسمی آن است که توسط ماموران رسمی و در حدود صلاحیت آنان و مطابق قانون تنظیم شود؛ مانند اسنادی که توسط ماموران اداره ثبت اسناد و املاک تنظیم می‌شود یا توسط دفاتر اسناد رسمی. مامور رسمی کسی است که از سوی دولت به انجام کاری مامور شده است. دقت کنید که لازم نیست حتما بین مامور و دولت رابطه استخدامی برقرار شده باشد؛ همان طور که در دفاتر اسناد رسمی، سردفتر کارمند دولت نیست. گرچه سردفتری شغلی غیردولتی محسوب می‌شود ولی از آنجا که سردفتر از سوی دولت مامور به تنظیم معاملات است، وی مامور رسمی به حساب می‌آید.

اما مقصود از صلاحیت، آن است که مامور دارای قابلیت قانونی برای تنظیم سند باشد. برای مثال سردفتر اسناد رسمی به طور اصولی صلاحیت تنظیم معاملات را دارد ولی اصولا صلاحیت تنظیم و صدور گواهی فوت را ندارد همان‌طور که کارمند اداره ثبت احوال اصولا صلاحیت صدور گواهی طلاق و یا ازدواج را ندارد. از طرفی ممکن است که مامور اصولا صلاحیت انجام کاری را داشته باشد ولی از نظر محلی صلاحیت نداشته باشد. برای مثال مامور اداره ثبت اسناد و املاک شهرستان ورامین که وظیفه نقشه‌برداری و یا تحدید حدود املاک ورامین به او واگذار شده است، از لحاظ محلی صلاحیت نقشه‌برداری یا تحدید حدود از اراضی شهرستان کازرون را ندارد.

از سند رسمی به عنوان دلیل موثر در دعاوی یاد کردیم اما چه وی‍ژگی‌هایی در این سند وجود دارد که آن را تبدیل به یک سند برّان  وقاطع دعوا می‌کند؟ اگر بخواهیم مزایا و حدود اعتبار اسناد رسمی را احصا کنیم، می‌توانیم آنها را چنین دسته‌بندی کنیم:

اسناد رسمی درباره طرفین تنظیم‌کننده و جانشین قانون آنها مانند ورثه آنان معتبر است.

- تاریخ تنظیم سند رسمی نه تنها نسبت به طرفین معامله بلکه نسبت به سایر اشخاص نیز اعتبار دارد. پس اگر آقایان «الف» و «ب» با سند رسمی، اتومبیلی را معامله کنند و سپس «الف» با سند عادی به تاریخ قبل یا بعد از آن با دیگری همان اتومبیل را معامله کند، تاریخ سند رسمی نسبت به این شخص ثالث نیز معتبر است و نمی‌تواند فقط به استناد سند عادی، اتومبیل را از مالکیت آقای «ب» خارج کند.

- در مقابل سند رسمی انکار و تردید قابل توجه نیست و فقط می‌توان نسبت به آن ادعای جعل کرد، زیرا اصل بر صحت و اصالت اسناد رسمی است. برای مثال اگر آقای «الف» به استناد سند رسمی از آقای «ب» مطالبه وجه کند، آقای «ب» نمی‌تواند بگوید که من چنین سندی را امضا نکردم و منتسب به من نیست، بلکه فقط می‌تواند ادعای جعل کند که در این حالت مسلما بار اثبات این ادعا نیز با اوست و اگر نتواند جعلیت سند رسمی را به اثبات برساند، اصل بر اصالت سند رسمی است و به پرداخت وجه مندرج در سند محکوم خواهد شد؛ مگر اینکه ثابت کند که سند به جهتی از جهات قانونی از اعتبار افتاده است، برای مثال وجه آن را پرداخته است.

 منطقی فکر کنید

چرا برای قراردادهایتان سند رسمی تنظیم نمی‌کنید؟ اگر دلیلش این است که به طرف معامله اعتماد دارید، بگذارید روشنتان کنیم؛ راهروهای دادگستری پر از برادران، پدران و مادران و زوج‌هایی است که با هم درگیر شده‌اند و کارشان به دادگاه کشیده شده است. بنابراین اعتماد کنید، اما ساده‌اندیش نباشید.

اگر نگران هزینه‌های ثبت رسمی هستید، به شما اطمینان می‌دهیم هزینه‌های تنظیم یک سند به صورت رسمی، بسیار کمتر از هزینه‌هایی است که در صورت بروز اختلاف باید بپردازید. سند رسمی به شما آرامش خیال می‌دهد؛ از این مزیت که ارزشش بیشتر از هر چیزی در دنیاست، بگذریم کمی هم به فکر عمر با ارزشتان باشید. اگر حوصله ندارید درگیر روند تنظیم سند رسمی شوید و به دلیل تنبلی راه ساده‌تر را انتخاب می‌کنید، پس باید خودتان را برای احتمال درگیر شدن در یک پرونده حقوقی یا کیفری برای مدت‌های طولانی آماده کنید. اگر برای این سند رسمی تنظیم نمی‌کنید که راه و روش آن را بلد نیستید، اصلا کار سختی نیست کافی است به نزدیکترین دفترخانه بروید، آنجا شما را راهنمایی خواهند کرد؛ حتی اگر حضوری نمی‌روید، تماس بگیرید و تلفنی با سردفتر یا دفتریار مشورت کنید.

یادتان باشد دعوایی که در آن یکی از طرفین برای اثبات ادعای خود سند رسمی داشته باشد، دعوای دشواری نخواهد بود چرا که سند رسمی یکی از مهم ترین اسنادی است که می‌تواند از سوی طرفین دعوا مورد استفاده قرار گیرد.

کار حریف را یکسره کنید

تعداد دلایل و مدارکی که هر یک از اصحاب دعوا می‌توانند در دادرسی استفاده کنند، متعدد است، اما در میان این دلایل، برخی از آنها تاثیر بیشتری دارند. با وجود اینکه در تمامی دعاوی مطرح در دادگستری، طرفین برای اثبات ادعای خود اسناد و مدارکی را به دادگاه ارایه می‌دهند، در این بین آن کسی پیروز است که مدرک او قوت و اعتبار بیشتری داشته باشد و برای قاضی ایجاد علم کند. بنابراین یکی از اصلی‌ترین راه‌های پیشگیری از ایجاد اختلاف یا اثبات حق در محکمه در صورت بروز اختلاف، تهیه اسناد و مدارک معتبر است. اسناد رسمی از آن جهت که ضوابط قانونی هنگام تنظیم آنها رعایت می‌شود، بیش از اسناد عادی مورد حمایت قانونگذار قرار دارند. بنابراین یکی از مهم‌ترین نکات حقوقی که باید به آن دقت کافی داشته باشید، روی آوردن به سوی تنظیم اسناد رسمی به جای اسناد عادی است.

 به اسناد عادی چندان دل نبندید

در مقابل سند رسمی، سند عادی قرار دارد که مصادیق و نمونه‌های آن در اطراف ما بسیار است. کافیست سری به اسناد و مدارک موجودمان بزنیم. اجاره‌نامه‌هایی که در بنگاه املاک تنظیم می‌شود یک مصداق بارز این اسناد است. در خصوص اعتبار و ارزش اسناد عادی در دادرسی‌ها باید گفت که در جریان دادرسی، استنباط قضایی، کشف واقع و تشخیص حق از باطل تفاوتی بین سند رسمی و عادی وجود ندارد.

 سند عادی در صورتی که اصالت و انتساب آن به صادر‌کننده مسلم باشد، تفاوتی با سند رسمی ندارد اما به سادگی نمی‌توان این اصالت و انتساب را به اثبات رساند. با این حال در صورت درخواست «تامین خواسته»، تفاوت سند رسمی و سند عادی آشکار می‌شود. چنانچه ضرورت تامین خواسته از نظر قضایی احراز شود، سند رسمی که بدهی یا موضوع تعهد طرف مقابل به صورت منجز در آن قید شده باشد، بدون تودیع خسارت احتمالی یا اثبات در معرض تضییع و تفریط بودن خواسته، مورد پذیرش دادگاه قرار خواهد گرفت. تفاوت اساسی دیگر سند رسمی با سند عادی در تاریخ آنهاست که تاریخ سند رسمی حتی علیه اشخاص ثالث نیز واجد اعتبار است در صورتی که اعتبار تاریخ سند عادی محدود به تنظیم‌کنندگان آن و ورثه آنها یا کسی است که به نفع او وصیت شده است.

 اصالت سند عادی را باید اثبات کنید

اصولا اثبات اصالت سند عادی با کسی است که به آن استناد می‌کند و طرف مقابل به صرف انکار کردن، مسئولیتی برای اثبات اصالت سند عادی ندارد. فرض کنیم «الف» به موجب یک سند عادی از آقای «ب» مطالبه مبلغی می‌کند «ب» می‌تواند با اظهار این مطلب که چنین سندی را امضا نکرده است از خود سلب مسئولیت کند. در این حالت آقای «الف» باید صحت و اصالت سند عادی را به اثبات برساند.

در دو حال اسناد عادی اعتبار اسناد رسمی را پیدا می‌کنند: الف- شخصی که سند عادی علیه او اقامه شده است، صدور آن را از جانب خودش تایید کند و ب- در دادگاه ثابت شود که سند عادی که مورد انکار قرار گرفته، از سوی شخص منکر پیشتر به امضا و مهر وی رسیده است.

 چک و سفته اسناد عادی اما معتبر

اسناد را به دو دسته رسمی و عادی تقسیم کردیم و مزایای هر کدام را نام بردیم. در ادامه به بررسی برخی اسناد می‌پردازیم که وی‍ژگی‌هایی از هر دو شکل اسناد را در خود دارند. چک و سفته از جمله اسناد عادی لازم‌الاجرا هستند زیرا تنظیم آنها توسط اشخاصی صورت می‌گیرد که مامور رسمی نیستند و صرف چاپی بودن یک نوشته یا تایپ آن در سربرگ‌های آرم‌دار مانند آنچه توسط بنگاه‌ها، آژانس‌های املاک یا فروش اتومبیل صورت می‌گیرد، موجب رسمی شدن یک سند نمی‌شود. با این حال باید توجه داشت که چک و سفته چنانچه با رعایت مقررات قانونی تنظیم شوند، دارای مزایایی هستند که سایر اسناد عادی از آن برخوردار نیستند.  برای مثال دارنده چک می‌تواند برای مطالبه وجه چک به جای آن که به دادگاه مراجعه کند، با رجوع به اداره ثبت اسناد و املاک، همانند اسناد رسمی از مزایای آن بهره‌مند شود و بدون حکم دادگاه آن را به اجرا بگذارد، ولی با این همه ماهیت چک تغییر نمی‌کند و یک سند عادی به شمار می‌آید.